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OneNote: cos'è e come funziona il "blocco note" di Microsoft

di Andrea Pettinariaggiornato il 23 maggio 2018

Che sia per lavoro, per lo studio o per qualsiasi altra attività, ognuno di noi ha bisogno di un software, sul proprio PC – o sui propri dispositivi mobili – che ci permetta di scrivere, annotare e prendere appunti sulle varie attività che andiamo ad intraprendere durante le nostre giornate. Un tempo, per fare ciò, bastava possedere Microsoft Word – oppure OpenOffice, o LibreOffice che si voglia – sulla propria macchina, tuttavia oggi i tempi sono cambiati.

Oggi, infatti, il settore mobile ha preso il sopravvento: laptop, tablet ibridi, tablet “semplici” e addirittura gli smartphone hanno preso il controllo delle nostre vite, sostituendosi alle classiche postazioni “fisse” che i più veterani di noi, negli anni, hanno scaldato standovi seduti ore ed ore. Tutto, ad oggi, si svolge in mobilità: l’intrattenimento, la semplice navigazione, la lettura, ma anche la produttività. Sono sempre più coloro che per una ragione o per l’altra (studio, lavoro, ecc…) sono costretti a lavorare, scrivere, appuntarsi nozioni anche fuori dalle quattro mura di casa, e proprio per questo motivo sempre più sorgendo nuove necessità nell’utente medio che popola gli uffici, le aule d’università o le semplici biblioteche: la possibilità di lavorare in maniera sincronizzata su più dispositivi.

Pensiamo ad un qualunque utente tipico di oggi: non è raro che questo possegga un PC fisso, a casa, ma nemmeno un portatile o un tablet (o magari entrambi), per non parlare di uno smartphone. Mettiamo che questo ipotetico utente sia uno studente universitario, che durante le lezioni in aula è costretto a prendere appunti sul proprio laptop o sul proprio tablet: una volta arrivato a casa, egli non vorrà altro che sedersi alla propria postazione “madre”, quella dotata di computer fisso, per rivedere rielaborare i propri appunti, disegni o quant’altro. Che noia sarebbe dover spostare tramite cavo, o via chiavetta USB tutti i file ottenuti, di volta in volta! Ebbene, proprio per ovviare a queste problematiche esistono numerose soluzioni messe a punto dai più disparati fornitori di servizi, uno dei quali – tra quelli più in voga – è proprio quello realizzato da Microsoft, prima parte del pacchetto Office ma oggi gratuito e disponibile per tutti: stiamo parlando di OneNote, di cui andremo a farvi una panoramica per spiegarvene il funzionamento proprio in questa pagina.

OneNote: cos’è?

OneNote, dapprima lanciato insieme alla suite Microsoft Office, è ora un programma a sé stante scaricabile da Microsoft Store (o da tutti gli altri portali di applicazioni). Potremmo definire OneNote come un piccolo taccuino per gli appunti, un quaderno per il disegno o una pila di post-it: insomma, OneNote è un agglomerato di tutte queste funzionalità, racchiuse all’interno di una singola finestra, piccola ma ricca di contenuti, che come vedremo non sarà poi così difficile padroneggiare dopo qualche dritta.

OneNote permette di creare diversi “blocchi di appunti”, ognuno dei quali può essere suddiviso in sezioni “tematiche”, in modo tale da diversificare taluni contenuti dagli altri, a loro volta divisibili ulteriormente in “Pagine“. In questo senso possiamo immaginare le sezioni come i capitoli di un libro, e le pagine, appunto, come le pagine che lo compongono. All’interno di ognuna di esse ci sarà possibile usufruire di un vasto spazio vuoto – caratterizzato da un titolo, proprio come se si tratti di un capitolo di un libro – da utilizzare come più abbiamo bisogno. Possiamo iniziare a digitare sulla pagina, inserirvi file allegati (di ogni tipo) o addirittura incorporati (solo PDF), immagini, collegamenti ipertestuali, tabelle e anche disegni, effettuati tramite mouse o qualora sia possibile con una stylus.

Insomma, non manca proprio nulla! Addentriamoci dunque al meglio in ogni singola funzionalità per capire meglio il funzionamento di OneNote, ovviamente disponibile sia su PC che su smartphone, anche se con una interfaccia pressoché adattata ma con le stesse identiche funzionalità.

Suddivisione della schermata: Pagine e Sezioni

Come dicevamo, la suddivisione della schermata, una volta aperto OneNote, è molto semplice. Mentre in alto figura, come di consueto, una barra degli strumenti suddivisa tra i macro-tasti “Menù“, “Home“, “Inserisci“, “Disegno” e “Visualizza“, in basso è presente un ampio spazio di lavoro composto da un’area principale dove andare a comporre le nostre note, disegni, o quant’altro abbiamo in mente, una piccola intestazione orizzontale (dedicata appunto alle sezioni) ed una colonnina di sinistra elencante le varie pagine che andremo a creare durante le nostre sessioni di lavoro. Cliccando invece sul pulsante “Menù”, in alto a sinistra, potremo andare a creare da zero un nuovo “blocco appunti”, oppure ricercarne di precedenti tramite un’apposita barra di ricerca.

Creando quindi il nostro blocco appunti (il primo è già definito di default), ci ritroveremo davanti ad una schermata vuota, composta da una prima sezione di prova, con prima pagina annessa. Da qui possiamo andare a definire il titolo della pagina, che risulterà poi nella colonnina di sinistra, insieme a tutte le altre pagine che andremo via via a definire: crearne di nuove è molto semplice, basta infatti fare click sul pulsante “+ Pagina“, proprio in cima alla colonna. Allo stesso modo è possibile creare nuove sezioni, che compariranno linearmente nell’intestazione orizzontale situata proprio sotto la barra degli strumenti, facendo semplicemente click sul pulsante “+” alla destra dell’ultima sezione disponibile. Ogni sezione è poi ovviamente rinominabile a proprio piacimento.

Ora che abbiamo compreso com’è suddivisa l’interfaccia di OneNote, non ci resta che andare ad analizzare quali possibilità di editing questa piattaforme offre.

Scrivere su OneNote: nulla di più semplice

Scrivere su OneNote è davvero ciò che di più semplice ed immediato esiste al mondo. Per iniziare a prendere appunti basta infatti cliccare su un qualunque spazio vuoto all’interno della schermata principale per vedere apparire un campo di testo all’interno del quale sbizzarrirsi come più si desidera.

Non manca ovviamente la possibilità di formattare il testo – tramite le solite opzioni “grassetto”, “corsivo” e “sottolineato” – ed è possibile cambiarvi colore come più si preferisce. La scelta dei font è praticamente infinita: si possono utilizzare tutti quelli installati sul proprio sistema operativo, compresi quelli scaricati ed installati manualmente. Una volta digitato qualcosa su OneNote, l’applicazione creerà automaticamente un campo di testo, regolabile in larghezza ed altezza e posizionabile ovunque all’interno della schermata. Trascinandolo, infatti, ci sarà possibile collocarlo dove più desideriamo, in modo tale da generare una schermata altamente personalizzabile, correlata dai più svariati elementi visivi.

Un campo di testo così creato non offre solo la possibilità di inserirvi dei semplici caratteri: all’interno di essi è infatti possibile aggiungere tutto ciò che desideriamo, a partire da una tabella, fino ad arrivare a file allegati ed immagini. Insomma: non c’è limite all’immaginazione.

Immagini: da fotocamera o galleria, inserirle è un gioco da ragazzi

Inserire una foto, o un’immagine qualunque su OneNote è davvero un compito elementare. Se stiamo utilizzando l’applicazione su un tablet, uno smartphone, o un qualunque dispositivo dotato di fotocamera, ci basterà selezionare dal menù “Inserisci” il pulsante “Fotocamera” per immortalare direttamente un soggetto da inserire poi all’interno dei nostri appunti su OneNote.

Una volta scattata, la nostra foto sarà inserita all’interno della nostra pagina attualmente selezionata, che potremo poi ridimensionare come più vogliamo, ma anche ruotare orizzontalmente, verticalmente, oppure capovolgere. Le possibilità di modifica dell’immagine non sono poi molte: per questo dovremo affidarci a software di terze parti. Qualora volessimo inserire semplicemente un’immagine salvata sul nostro dispositivo ci basterà effettuare un procedimento simile: dal menù “Inserisci” dovremo cliccare sul pulsante “Immagine”, e poi andare a scovare l’immagine che desideriamo inserire tra le cartelle del nostro storage.

File: OneNote non si perde proprio nulla

OneNote, da applicazione semplice qual’è, non può integrare direttamente documenti di Microsoft Word, oppure tabelle di Excel, o altre tipologie di file più o meno complesse. Tuttavia non è nemmeno vero che OneNote non supporti completamente questa tipologia di file: la realtà, in questo caso, sta nel mezzo. Mentre non è effettivamente possibile incorporare la maggior parte dei documenti generati su Windows – o piattaforme differenti – è anche vero che è possibile collegare queste tipologie di file ai nostri appunti, “allegando” documenti di ogni tipo che saranno poi scaricabili – e consultabili – con un semplice click.

Immaginiamo di stare lavorando su una pagina di appunti dedicata ad un esame universitario: desideriamo magari allegarci un riassunto testuale “passato” da un compagno di corso, in modo tale da ritrovarlo qualora aprissimo lo stesso foglio di appunti con un altro dispositivo, magari dal PC di casa. Come fare? È molto semplice, in quanto OneNote permette appunto di “allegare” (proprio come si fa nelle email) determinati file ai propri appunti. Per fare ciò ci basta cliccare nuovamente sul menù “Inserisci” e poi fare click su “File”. Da qui avremo due tipologie di manovra: quella relativa ai file “generici” e quella dedicata esclusivamente ai PDF, sui quali torneremo poco più avanti.

Facendo click su “Inserisci File allegato” ci sarà possibile andare a selezionare il file che desideriamo inserire sulla pagina (di qualsiasi tipo), che una volta caricato sulla piattaforma comparirà, laddove decideremo di inserirlo, sotto forma di una semplice icona, proprio come quelle di Windows che siamo soliti trovare sul desktop. Questa rimarrà accessibile da qualsiasi dispositivo con il quale accederemo al nostro account, permettendoci di lavorare allo stesso file in sedi diverse: basterà cliccare su di esso per aprirlo con il software dedicato presente sul nostro dispositivo.

Un discorso a parte vale invece per i file PDF: questi, al contrario del resto dei file che potremo mai inserire su OneNote, sono incorporabili direttamente all’interno dei nostri appunti sotto forma di immagine. Selezionando “Inserisci” e poi “File”, potremo scegliere la voce “Inserisci immagine PDF“, che ci permetterà di inserire le pagine del nostro documento PDF in questione all’interno della nostra pagina di appunti, proprio come se si trattasse di un’immagine vera e propria, e quindi visibile senza doverci cliccare sopra.

Uno degli ultimi aggiornamenti, infine, ha introdotto una funzionalità sempre più in voga tra il pubblico, in particolar modo tra i più giovani: la possibilità di effettuare delle registrazioni vocali e caricarle direttamente sulla piattaforma. Grazie a questa funzionalità è infatti possibile registrare intere, riunioni lezioni in università, o a scuola, caricando il tutto immediatamente sul cloud, in modo tale da avere i propri file sempre a disposizione e al sicuro.

Tabelle: c’è posto anche per i più “schematici”

Allo stesso modo in cui OneNote permette di creare nuovi campi di testo, lo stesso può fare con le tabelle, semplici ed immediate, che ovviamente non condividono tutta la complessità di programmi specifici come Excel, ma che permettono di rendere più chiari i propri appunti con l’ausilio di un paio di click.

Per creare una nuova tabella ci basta entrare nel menù “Inserisci” e fare poi click su “Tabella“. Così facendo questa apparirà sul nostro spazio di lavoro e sarà composta inizialmente da sole due celle: come fare per aggiungerne di nuove? È molto semplice: se desideriamo aggiungere una cella orizzontalmente, ovvero una nuova colonna, ci basterà spostarci sull’ultima cella a destra e premere il pulsante “Tab” sulla tastiera; allo stesso modo, nel caso volessimo creare una nuova cella disposta verticalmente, cioè una nuova riga di celle, ci basterà raggiungere l’ultima cella a destra della riga precedente e fare click sul pulsante “Invio” (o di nuovo su “Tab”, se quella cella è vuota) della tastiera. In questo modo andremo infatti a creare un’altra riga – al di sotto di quella precedente – da riempire con i nostri valori.

Disegno: spazio alle stylus!

Chi ha detto che su OneNote si può solo scrivere? Oltre ad offrire una lunga serie di funzionalità (che abbiamo visto qui sopra) dedicate a coloro che necessitano di prendere appunti digitando sulla propria tastiera, il software targato Microsoft apre anche le porte a tutti i possessori di un dispositivo mobile dotato di touchscreen e perché no, di Stylus.

La funzionalità “Disegno” di OneNote permette sì di disegnare, ma ultimamente è stata ulteriormente potenziata, aggiungendovi un paio di funzionalità che faranno di certo felici gli studenti di tutto il globo che desiderano prendere appunti tramite scrittura “a mano”, utilizzando una stylus. Grazie agli ultimi aggiornamenti di OneNote non solo il software sarà in grado di comprendere ciò che noi scriviamo sul display del nostro dispositivo, interpretandolo e trasformando quei caratteri in un comune testo “digitale”, bensì sarà in grado di recepire anche le nostre equazioni matematiche. Scrivendo la nostra equazione matematica a mano libera e cliccando poi sul menù “Disegno” e poi su “Matematica”, OneNote interpreterà quell’equazione tracciandone anche un grafico per darci modo di comprenderla al meglio. Una manna dal cielo per i compiti di matematica!

Le funzionalità dedicate al disegno, poi, sono davvero molte: queste permettono di regolare il proprio tratto selezionandolo tra diverse dimensioni, mentre annoverano anche la possibilità di evidenziare – sempre a mano libera – il testo da noi scritto. Una pratica molto più rapida di quella che vede l’utilizzo del mouse per effettuare la medesima operazione. Non manca la scelta dei colori, tra una palette pressoché infinita, mentre è presente un sistema di riconoscimento automatico delle forme, che si regoleranno automaticamente qualora ne disegnassimo alcune sul nostro spazio di lavoro.

Condivisione: nulla di più semplice

Come abbiamo detto, uno dei punti di forza assoluti di OneNote è la possibilità di sincronizzare il proprio lavoro su tutti i dispositivi con i quali siamo soliti accedere alla piattaforma. Lo stesso, dovete sapere, vale per le condivisioni esterne dei nostri lavori: mettiamo caso che necessitassimo di condividere uno dei nostri appunti con una persona esterna, come fare? Nulla di più semplice.

Grazie all’integrazione con OneDrive, il sistema di archiviazione cloud targato Microsoft, condividere una delle nostre pagine è ciò di più semplice esiste al mondo. Ci basta cliccare su una di esse con il tasto destro e selezionare, tra le voci che appaiono, “Copia collegamento“. Lo stesso si può fare sia con le sezioni che con un blocco di appunti interi. Una volta fatto click su “Copia collegamento”, l’applicazione genererà un link ai nostri contenuti  e lo caricherà in memoria, che ci sarà possibile condividere con chi più desideriamo, semplicemente incollandolo in una conversazione con il nostro interlocutore. Cliccando su tale link egli avrà accesso ai nostri appunti e potrà modificarli o semplicemente salvarne una copia.

OneNote si rivela dunque essere un software pieno di potenzialità, leggero, rapido e utile alle più disparate tipologie di utenti: studenti, lavoratori, scrittori o disegnatori, non fa assolutamente differenza. La versatilità di OneNote è una risorsa condivisibile da chiunque.

OneNote Mobile: ovunque, e con tutto

Sembra ormai scontato quando si parla di Microsoft, ma è giusto specificarlo: OneNote è accessibile su tutti i sistemi operativi principali anche oltre a Windows e Windows Mobile, ovvero iOS, Mac OS X e Android. Qui troviamo app gratuite specifiche che mettono a disposizione pressappoco tutte le caratteristiche elencate qui in alto, solo adattate in modo da accogliere al meglio la risoluzione in cui vengono eseguite.

Sì, perché ovviamente su smartphone OneNote ha spazi più limitati, ma il tutto è gestito al meglio all’interno di menù ad hoc, così come su tablet. Tutto rimane quindi a portata di mano, oltretutto in sync in clouding tramite OneDrive se effettuiamo il login con lo stesso account su tutte le varie app. Questo è un vantaggio non da poco: quando si è in giro e siamo ispirati e vogliamo conservare un contenuto, possiamo aprire OneNote sul nostro dispositivo mobile, riversare il contenuto e vederlo direttamente disponibile su PC quando vogliamo. Comodo, vero?

L’interfaccia grafica di OneNote su mobile è molto semplice ed immediata e prevede, come su desktop, la presenza di una serie di “Blocchi appunti” all’interno dei quali ci è possibile andare a creare nuove sezioni, in modo tale da suddividere le nostre note che andremo via via a creare e che compariranno in un elenco sotto forma di “Pagine”. Durante la navigazione di pagine e sezioni avremo sempre a disposizione uno strumento di ricerca, accessibile dal menù in cima alla pagina, insieme al pannello delle impostazioni. Allo stesso modo sarà presente una seconda sezione, in basso, dalla quale potremo aggiungere una nuova Sezione, oppure una nuova Pagina, con collegamenti rapidi per aggiungere direttamente una fotografia, un messaggio vocale, un elenco puntato oppure un disegno. Qualunque cosa sceglieremo, OneNote provvederà a creare una nuova Pagina inserendovi il contenuto da noi appena creato.

Particolarmente interessante è la funzionalità di disegno, che anche su smartphone permette di disegnare utilizzando le dita oppure una stylus. Questa funzionalità diventa semplice da utilizzare anche sui display più piccoli, grazie al nuovo sistema di navigazione della pagina che permette di spostarsi su di essa, ingrandirla o rimpicciolirla semplicemente utilizzando degli swipe a due dita. Mancano in questo caso le funzionalità di riconoscimento automatico del testo scritto a mano e quella del riconoscimento delle formule matematiche, tuttavia basta sincronizzare il proprio account con il cloud e tornare su OneNote da PC per rimediare al tutto.

Per il resto, poi, OneNote rimane il medesimo software già visto più in alto. È possibile aggiungere e modificare qualsivoglia tipologia di file – multimediale e non – all’interno delle pagine, ritrovandolo poi su tutti i propri device sincronizzati. Ultimo appunto sul menù delle impostazioni: da qui è possibile attivare l’interessante opzione che costringe l’applicazione a sincronizzare i file solo sotto rete WiFi. Una trovata decisamente utile per chi desidera non sprecare del prezioso traffico mobile per aggiornare le versioni dei propri file salvati su OneNote.

Potete scaricare OneDrive per iOS, per Android e per OS X sui rispettivi link, ovviamente in modo del tutto gratuito. Questo è invece integrato di base sia su Windows 10 che su Windows 10 Mobile.